Heute möchte ich mal gerne auf den Begriff Struktureffizienz eingehen, mit dem dieser Blog hier ja überhaupt erst begonnen hat. Der Begriff ist schon vor drei Jahren entstanden. Also: Was verstehe ich denn eigentlich unter Struktureffizienz?
Mir geht es dabei nicht um eine formale Definition oder ein klar abgegrenztes Konzept. Struktureffizienz beschreibt mein Verständnis davon, wie Arbeit funktionieren kann. Und dieses Verständnis entwickelt sich mit meinen Erfahrungen auch regelmäßig weiter. Mein Ziel war es, einen neuen Standard in der Prozessoptimierung zu gestalten, weil ich mit den Methoden und Ansätzen, die mir zur Verfügung standen, nicht mehr so weitergekommen bin, wie ich mir das vorgestellt habe.
An dieser Stelle ist mir ganz wichtig: Struktureffizienz soll Prozessoptimierung, Prozessmanagement und all die anderen Ansätze und Methoden nicht ersetzen, sondern sinnvoll ergänzen.
Ein paar Schritte zurück können auch ein Anlauf sein
Warum? Weil ich festgestellt habe, dass viele der Methoden und Ansätze, die ich kennengelernt und selbst praktiziert habe, nicht immer so funktionieren, wie ich mir das vorgestellt habe. Das habe ich bereits in meinem ersten Blogbeitrag beschrieben. Zudem habe ich für mich festgestellt, dass viele dieser Ansätze aus meiner Sicht zu spät ansetzen und dass vor der eigentlichen Prozessoptimierung erst mal die richtigen Strukturen und Grundlagen aufgebaut werden müssen. Meine Erfahrung war also, dass man an vielen Stellen erst mal ein paar Schritte zurückgehen muss, um Prozesse überhaupt sinnvoll verbessern zu können.
Was meine ich mit Strukturen und Grundlagen? Ich habe es oftmals erlebt:
- Die Prozesse sind dokumentiert, aber die Zuständigkeiten sind unklar.
- Oder man hat die Aufgaben eigentlich delegiert, aber jeder führt sie aus, wie er gerade möchte.
- Oder es beginnt schon bei einzelnen Begrifflichkeiten: Wenn im Team oder im Unternehmen dieselben Wörter unterschiedlich verstanden werden, können sehr schnell Missverständnisse entstehen.
Ein paar Schritte zurückzugehen, hört sich für viele dramatisch an. Meine Meinung: Das kann auch ein Anlauf sein. Und oftmals, so erlebe ich es, sind genau diese Schritte zurück wichtig.
Denn in der Prozessoptimierung machen wir viele Dinge und versuchen, viele Maßnahmen umzusetzen. Ich nenne es jetzt mal so: Wir machen immer erstens, zweitens, drittens, viertens. Aber eigentlich vergessen wir den Schritt 0. Und genau hier kommt auch mein Firmenname prozesspunktnull mit ins Spiel: Wer gute Prozesse will, der muss zuerst mal diesen Punkt 0 gestalten, die richtigen Strukturen und Grundlagen schaffen. Genau das ist Ziel dieser Struktureffizienz.
Wie kann Arbeit wirklich funktionieren?
Und damit gehört zu Struktureffizienz für mich neben einem neuen Methodenkoffer an vielen Stellen auch ein Perspektivwechsel. Dazu gehören andere Gedankengänge und andere Muster, die ich zugrunde lege, wenn ich prüfe: Was soll denn funktionierende Arbeit überhaupt sein?
Bei Struktureffizienz geht es dabei um mehr als das reine Thema Prozesse. Es geht um die Fragen:
- Wie kann denn Arbeit wirklich funktionieren?
- Welche Elemente müssen wir denn abseits eines reinen Prozesses überhaupt berücksichtigen, damit das Ganze funktioniert?
- Was haben wir bisher getan und warum haben wir das getan?
- Warum funktioniert es und warum funktioniert es an manchen Stellen nicht?
Das sind all die Dinge, die ich versuche, unter dem Begriff Struktureffizienz zusammenzufassen.
Das ist nicht ganz einfach. Und ich habe auch gar nicht den Anspruch, dass das vollständig ist oder dass jeder es bis ins letzte Detail verstehen muss. Dann würde ich dem Begriff mehr Gewicht geben als dem, worauf es wirklich ankommt: Was funktioniert denn eigentlich? Und wie wird Arbeit gut für alle Beteiligten, sodass wir in Ruhe und trotzdem effizient arbeiten können?
