Wer sich mit Prozessgestaltung, Prozessoptimierung oder Prozessdokumentation beschäftigt, wird früher oder später auf die berühmten W-Fragen kommen: Wer macht was? Wozu? Wie oder womit? Mit wem? Und, und, und. Manchmal scheint die Anzahl der Ws unendlich zu sein.
Einen besonderen Fokus bekommt hier immer der erste Part: Wer macht was? Überall hört oder liest man, dass das der Einstieg in die Prozessarbeit ist. Ich glaube, dass diese Aussage zu allgemeingültig ist und dass dieser Ansatz an manchen Stellen der Prozessarbeit sogar kontraproduktiv sein kann.
Das Wer lenkt den Blick auf die aktuelle Situation
Warum? Oftmals geht es uns um die Optimierung der Prozesse. Zuerst zu schauen, wer was macht, lenkt den Blick unmittelbar auf die aktuelle Situation, denn wir machen alles an den vorhandenen Personen fest. Das kann notwendig sein, je nachdem, welches Ziel ich mit meiner Prozessarbeit habe.
Absolut hinderlich empfinde ich dieses Vorgehen aber, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren. Denn wenn wir hier unseren Fokus auf das Wer lenken, verzetteln wir uns schnell in einer Ist-Welt, die uns am Ende des Tages wenig weiterbringt. Denn die Realität ist, dass in vielen Unternehmen in der Wachstumsphase die Prozesse auf die Menschen angepasst werden.
In diesen Fällen führt also die Frage nach dem Wer zwangsläufig irgendwann dazu, dass wir uns mit den Prozessen beschäftigen, die eigentlich gar nicht dem Zustand entsprechen, den ich erreichen möchte.
Zuerst müssen die Aufgaben und ihre Reihenfolge stimmen
Deswegen habe ich für mich und meine Arbeit festgelegt, dass ich mich zunächst ausschließlich auf das Was, also die Aufgaben, die Reihenfolge der Aufgaben, konzentrieren will. Diese müssen stimmen, unabhängig davon, wer diese Aufgaben heute oder in der Zukunft ausführt.
Nur wenn ich dieses Was absolut in den Mittelpunkt stelle und bei der Prozessgestaltung festlege, wie denn der eigentliche Ablauf aussieht, unabhängig von Personen, schaffe ich es, hier ein gesundes Fundament aufzubauen. Wenn ich das klar geregelt habe, dann kann ich im Nachhinein immer noch genau sagen: Wer macht denn das heute? Oder wer soll es denn in Zukunft tun?
Weniger Emotionalität in den Diskussionen
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Emotionalität zu großen Teilen aus den Diskussionen herausgenommen wird, wenn man sich frühstmöglich auf das Was, nicht auf das Wer konzentriert.
Ich habe an zahlreichen Workshops oder Diskussionen teilgenommen, die sehr schnell sehr emotional geworden sind und eine Dynamik in die Diskussion gebracht haben, die der eigentlichen Sache hinderlich war. Beim Wer geht es sehr, sehr schnell um einzelne Personen, die sich angegriffen fühlen, die das Gefühl haben, sie müssen sich wehren und sie müssen sich rechtfertigen. Alles Dinge, die am Ende dazu führen, dass man über viele Dinge spricht, aber nicht darüber, was denn eigentlich der beste Ablauf sein könnte.
Meine goldene Regel der Prozessgestaltung
Aus diesem Grund habe ich daraus sogar die goldene Regel der Prozessgestaltung für meine Projekte konstruiert. Wir fokussieren uns immer zuerst auf das Was. Wenn alle sich einig sind, dass diese Aufgaben, Aufgabenreihenfolge und Prozesse genauso richtig sind, dann beginne ich damit, über Zuständigkeiten, IT-Unterstützung und Co. zu sprechen.
