Eigentlich sollte es ja mittlerweile jeder wissen. Bilder sagen mehr als tausend Worte, und im Bereich Prozessmanagement und Prozessdokumentation empfiehlt man immer, möglichst visuelle Darstellungen zu benutzen, um Prozesse darzustellen. Die meisten, die ich aus der BPM-Community oder artverwandten Disziplinen wie dem Qualitätsmanagement kenne, sind sich darin einig und versuchen, das auch in ihren Beratungen oder Leistungen entsprechend anzuwenden.
Die Realität zeigt uns jedoch jeden Tag etwas anderes. Wenn ich in den Unternehmen bin und mir ihre Dokumentation anschaue, sehe ich ellenlange Prosa-Dokumente. Ja, vielleicht ist hier und da mal so ein kleines Flowchart eingebaut, aber auch in ISO-zertifizierten Unternehmen sehe ich sehr sehr lange Verfahrensanweisungen. Und spätestens bei Anleitungen oder Regelwerken landen wir am Ende bei den gleichen langen, romanähnlichen Inhalten.
Schon in der Grundschule lernen wir, Aufsätze zu schreiben
Ich habe mich immer gefragt, warum das so ist. Und ich glaube, das alles beginnt in unserer Schulzeit. Schon in der Grundschule lernen wir, Aufsätze zu schreiben. Aus meiner eigenen Schulzeit ist bei mir hängen geblieben: Gute Noten gab es, wenn ich ausführlich geschrieben, Dinge beschrieben und Sachverhalte ausgeschmückt habe. Dann entstehen gute Geschichten, Romane und Aufsätze. Und ja, dafür ist das auch super geeignet, aber eben nicht für die Prozessdokumentation.
Wie Wörter in der Prozessdokumentation Missverständnisse erzeugen können
Hierzu muss man einmal verstehen, dass schon allein die deutsche Sprache sehr missverständlich sein kann. Wenn ich Schloss sage, denkt der eine ans Türschloss, der andere denkt vielleicht an eine Burg. Wenn ich Bank sage, denkt die eine vielleicht an das Geldinstitut, die andere an die Bank im Park, auf die man sich gemütlich setzen kann. In der Dokumentation kann jedes zusätzliche Wort im schlimmsten Fall neue Missverständnisse erzeugen. Alles, obwohl wir es doch eigentlich nur gut meinen und noch mehr erläutern wollen.
Meine Überzeugung ist deswegen: Prosa-Dokumentation ist der Todfeind der Prozessdokumentation und verhindert an vielen Stellen funktionierende Arbeit, ohne dass wir es wollen. Nein, das heißt nicht, dass wir darauf komplett verzichten können. Aber wir müssen genau schauen und prüfen, wo denn wirklich mehr Wörter wirklich auch mehr Sinn ergeben. Dazu sicherlich mehr in einem der künftigen Beiträge.
