Ich weiß nicht, wie oft ich diese Szene schon erlebt habe. In einem Workshop überlegt man gemeinsam, wie man denn einfach dafür sorgen kann, dass die Prozesse konsistent und harmonisch ablaufen. Und es kommt jemand auf die Idee: „Lass uns doch da eine Checkliste machen, an der wir uns orientieren können.“
Mein Blick schweift dann schon automatisch über die Gesichter in der Runde. Die einen nicken: „Gute Idee, das würde uns weiterhelfen.“ Die anderen verziehen das Gesicht: „Aber so eine Checkliste haben wir doch. Die haben wir doch letztes Jahr schon erstellt.“ Sein Nebenmann schaut verblüfft: „Die kenne ich nicht. Davon weiß ich nichts.“ Ein anderer schreitet schnell ein: „Doch, die liegt auf Laufwerk XYZ.“ Wieder ein anderer Teilnehmer resigniert nur und sagt: „Ach, da habe ich aber keinen Zugriff darauf.“
Und danach beginnt die Diskussion: Gibt es diese Liste nun oder nicht? Warum wissen manche davon und andere nicht? Ist es ein Thema der schlechten Prozessschulung? Wurden die Mitarbeiter nicht richtig eingewiesen? Gibt es Berechtigungsprobleme seitens der IT?
Nicht nur einführen und abhaken
Sicherlich alles berechtigte Fragen. Doch ich glaube, wir müssen viel früher ansetzen und schon bei der Einführung solcher Maßnahmen die Frage stellen:
- Wirkt denn das überhaupt so, wie wir uns das vorstellen?
- Funktionieren die Maßnahmen, Dokumente, Hilfsmittel so, wie wir das erwarten?
- Halten sich die Leute daran? Nutzen sie es?
- Hilft es wirklich weiter?
Sowas kann man oft schon nach wenigen Tagen oder wenigen Wochen feststellen. Und wenn es nicht funktioniert, dann heißt es eben, konsequent sein. Dann müssen wir unsere Maßnahmen genau prüfen und hinterfragen, ob die Lösung wirklich die richtige ist, ob es andere Lösungen gibt oder manchmal sogar, ob wir gar keine wirkliche Lösung benötigen, da sie uns nicht weiterbringt. Wir müssen die Bereitschaft haben, diesen Plan dann auch anzupassen und zu ändern.
Es mangelt nicht an Dokumentation
Ansonsten wird Prozessmanagement irgendwann zu einem Bürokratismus, und wir können uns vor so vielen Checklisten, Anleitungen und Formularen gar nicht mehr retten. Und das ist leider die Realität in vielen Unternehmen. Es mangelt nicht an Dokumentation oder irgendwelchen gedachten Lösungen. Es mangelt an Dingen, die uns wirklich im täglichen Arbeitsalltag weiterhelfen, die genutzt werden und auch funktionieren. Das sollte das Ziel einer Prozessoptimierung sein.
