Wer sich mit Ansätzen zur Prozessoptimierung beschäftigt, der wird früher oder später auf dieses Vorgehen stoßen:
- Zuerst die Prozesse aufnehmen.
- Dann die Prozesse analysieren.
- Verbesserungsvorschläge identifizieren.
- Maßnahmen zur Umsetzung generieren.
- Das Ganze umsetzen.
So oder so ähnlich findet man es in vielen Prozessmanagement-Lebenszyklen oder der klassischen Prozessoptimierung.
In diesem Beitrag möchte ich meinen Blick vor allem auf die Reihenfolge und das Thema „Prozesse aufnehmen“ richten. Denn die sogenannte Ist-Prozessaufnahme ist aus meiner Sicht etwas, das nicht ignoriert werden darf, aber an vielen Stellen zu früh in das Vorgehen integriert wird und genau deswegen mehr Aufwand erzeugen kann, als unbedingt notwendig ist.
Warum ich früher selbst mit der Ist-Aufnahme begonnen habe
Warum sehe ich das so? Auch ich habe vor 20 Jahren, als ich meine Arbeit im Prozessmanagement begonnen habe, genauso agiert. Der Hintergrund dazu ist recht einfach. Immer wenn ich in Fachbereiche oder später in Unternehmen kam, musste ich mir erst mal einen Überblick verschaffen, wie denn die Abläufe so sind.
Das konnte ganz unterschiedliche Ziele haben:
- Wissen sichern.
- Eine Prozessdokumentation erstellen.
- Die Automatisierung der Prozesse vorbereiten.
- Andere Optimierungsvorhaben vorbereiten.
Und im Grunde genommen blieb mir auch nicht viel anderes übrig, denn das Wissen war damals recht begrenzt. Sowohl mein Wissen als auch das frei verfügbare Wissen. Das Ganze hat sich über die letzten Jahre verändert. Heute sind wir an einem Punkt, wo zum Beispiel KI-Tools sehr schnell dabei helfen können, Standardprozesse aus anderen Unternehmen oder ähnliche Abläufe greifbar und sichtbar zu machen. Das ist der erste Punkt.
Den einen Ist-Prozess zu dokumentieren, ist schwierig
Der zweite Punkt ist, dass es aus meiner Sicht immer schwer ist, den einen Ist-Prozess überhaupt zu dokumentieren. In solchen Diskussionen oder Vorhaben wird man schnell merken: Fragt man mehrere Personen zu einem Ablauf, bekommt man sehr, sehr viele verschiedene Ansichten oder Varianten.
Dafür gibt es unterschiedliche Gründe:
- Die Leute interpretieren ihre Arbeit anders.
- Sie haben es anders in Erinnerung.
- Manchmal spielt auch der Wunsch hier mit und es dreht sich gar nicht mehr um eine tatsächliche Momentaufnahme, sondern darum, was denn alles besser wäre.
Das heißt, aus meiner Sicht gibt es viele Faktoren, die diese Aufnahme negativ beeinflussen können.
Und wenn ich kein klares Ziel habe beziehungsweise diese Ist-Aufnahme nicht einem konkreten, wirklich brauchbaren Zweck dient, kann es mir passieren, dass ich mir sehr lange Mühe mache, um das alles zu erfassen, aber hinterher den Großteil dieser Informationen vielleicht gar nicht mehr brauche oder er mir zu den Bewertungen oder Maßnahmen, die ich tun will, gar nicht wirklich gene.
Zuerst darauf schauen, wie wir arbeiten wollen
Deswegen richte ich heutzutage meinen Blick zuallererst gerne auf die Zielprozesse. Zielprozesse in dem Sinn, dass ich versuche, gemeinsam mit dem Team zu erörtern:
- Wie würdet ihr denn gerne arbeiten?
- Was wäre denn bei euch der Prozess, wo ihr sagt: Jawohl, so könnten wir uns vorstellen zu arbeiten, so wollen wir arbeiten.
Diese Betrachtungsweise ist erst mal komplett losgelöst von der Ist-Situation. Das bei diesem Vorgehen immer und immer wieder klarzumachen, ist enorm wichtig. Es geht wirklich nur darum, einen Wunschprozess zu definieren.
Und wenn wir uns einig sind, wie dieser Wunschprozess auszusehen hat, dann kann ich mir überlegen:
- An welchen Stellen, bei welchen Aufgaben arbeite ich denn schon so und wo nicht?
- An welchen Stellen kann ich eine Aufgabe eins zu eins aus der Ist-Welt übernehmen?
In diesem Fall brauche ich vielleicht gar keine weitere Ist-Aufnahme, weil alles geregelt ist.
An anderen Stellen werde ich feststellen: Ja, das tun wir, aber nur so ähnlich. Dann richte ich meinen Blick darauf,
- wo denn Standardisierungspotenzial ist,
- wo wir denn verschiedene Varianten brauchen,
- oder was wirklich zu tun ist.
Und im letzten Fall kann es sein, dass wir einzelne Aufgaben oder Schritte noch überhaupt nicht so machen. Dann ist auch hier die Ist-Analyse eigentlich überflüssig, weil ich etwas komplett neu definieren kann.
Die Ist-Situation dort betrachten, wo es notwendig ist
Im Fazit kann ich sagen, dass es dadurch sehr viel einfacher wird, den Aufwand erst dann zu betreiben, wenn er wirklich notwendig ist. Dafür finde ich gezielt heraus, wo eine Ist-Betrachtung wirklich notwendig ist und wo nicht.
