SCHNELLER, BESSER, WENIGER FEHLER

Digitalisierung des Wareneingang: von der fast vollständigen manuellen WE-Bearbeitung zu einer digitalen Abwicklung mit neuester mobiler Technologie.

HINTERGRUND

Der mittelständische Maschinenbauer liefert seit Jahren Höchstleistungen. Als Komplettlösungsanbieter ist man nicht nur auf Produktion & Montage spezialisiert, sondern betreibt zudem eine eigene Forschung und Fertigung.

Prozessmanagement betreibt das Unternehmen hauptsächlich durch die eigene QM-Abteilung, welche die Prozesse entsprechend dokumentiert. Unterstützt werden die Geschäftsprozesse in den Kernbereichen durch ein ERP-System und kleinere Insellösungen, z.B. für die Planungsprozesse oder Lagermanagement. Themen wie Digitalisierung, Industrie 4.0 oder ähnliche Trends sind bisher wenig berücksichtigt.

Alles läuft eigentlich gut, was sich auch in den Geschäftszahlen widerspiegelt. Aber besser geht es immer. Und da Stillstand Rückschritt bedeutet, möchte man sich gerne weiter verbessern und bekannte Schwachstellen ausmerzen.

Aufgabe / Auftrag

Im Fokus steht der Materialfluss. Dort glaubt das Unternehmen, viele Verbesserungsmöglichkeiten zu haben und möchte zudem bekannte Schwachstellen beseitigen. Im ersten Schritt soll der Wareneingang genau analysiert, auf Optimierungspotentiale geprüft werden und ein neuer Soll-Prozess gestaltet werden. Aus dem Soll-Prozess sollen mögliche Maßnahmen zur Umsetzung definiert werden, sowohl organisatorisch als auch durch Systeme und Tools.

LÖSUNG, VORGEHEN UND ERGEBNIS

Beispiel Visualisierung mobiler WE-Prozesse

Auf Basis eines Big Pictures mit Prozessen und Teilprozessen ist zunächst genau definiert worden, welche Prozesse zum Wareneingang gehören, und wo Schnittstellen zu anderen Prozessen existieren.

In mehreren Prozessaufnahmen vor Ort wurden alle Prozesse und Teilprozesse genau untersucht. Die Ergebnisse wurden zunächst als ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) modelliert und mit allen Fachbeteiligten abgestimmt. Neben den einzelnen Tätigkeitsschritten wurden weitere wichtige Prozessinformationen, wie z.B. Input, Output und genutzte Systeme und Hilfsmittel, dargestellt. Somit wurde eine ausreichende Basis für die Prozessanalyse geschaffen.

In der Prozessanalyse hat das Team von prozesspunktnull die Prozesse dann Schritt für Schritt untersucht und Verbesserungspotentiale identifiziert. Ebenfalls wurden die Kundenprozesse einem Benchmarkt mit marktüblichen Vorgehensweisen im Wareneingang unterzogen. Herausgestellt hat sich, dass noch zu viele Prozesse manuell ablaufen und die Unterstützung durch IT-Systeme bei weitem nicht ausreichend ist – verglichen mit dem Stand der Möglichkeiten, die sich in diesem Bereich schon bieten.

Im letzten Schritt wurden nun Soll-Prozesse gestaltet. Auf Basis der Ergebnisse der Prozessanalyse ist zunächst ein neues Big Picture mit den Zielprozessen visualisiert werden. Die Details und Ausschnitte einzelner Tätigkeiten wurden mit der pp0-Visualisieungsmethode dargestellt. Durch passende Symbole und Illustrationen konnte man so jedem klar aufzeigen, wie die Tätigkeiten zukünftig aussehen könnten. Die möglichen und notwendigen Maßnahmen und Anforderungen wurden in einer Handlungsempfehlung zusammengefasst.

Ergebnis:

Der neue Soll-Prozess zielt hauptsächlich auf Verringerung der manuellen Tätigkeiten und vermehrten Einsatz von IT- und mobilen Lösungen ab. So z.B. soll der komplette Prozess der Warenannahme und Wareneingangskontrolle mit Scannern / Tablets durchgeführt und durch systemgeführte Prozesse erledigt werden. Die Lösungen und möglichen Maßnahmen konnten dazu genutzt werden, die Möglichkeiten des aktuellen ERP zu prüfen und notwendige weitere Schritte zu evaluieren.

Beispiel mobile Datenerfassung im Wareneingang

Mehrwerte und nutzen

Für den Auftraggeber

Insgesamt wurde durch detaillierte Darstellung der Ist-Abläufe und die anschließende Prozessanalyse für Transparenz gesorgt, die dem Auftrageber die Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten klar aufgezeigt hat. Durch die einfache und verständliche Visualisierung der Soll-Prozesse konnte aufgezeigt werden, wie die Zukunft aussehen kann. Maßnahmen und Konsequenzen konnten bewusst gemacht werden. Alles in allem hat der Kunde eine Basis, mit der er die Entscheidung über die angestrebten Verbesserungen sicher und vernünftig treffen kann.

Für das Unternehmen

Die Reduzierung der manuellen Tätigkeiten steigert die Effizienz im Wareneingang, z.B.

  • Tätigkeiten können schneller ausgeführt werden
  • die Ware wird schneller eingelagert / steht der Produktion schneller zur Verfügung
  • durch die systemgeführte Abwicklung werden mögliche Fehler minimiert
  • insgesamt steigt die Qualität im Wareneingang

Für die Mitarbeiter

Der Einsatz mobiler systemgestützter Lösungen ist modern, die Spaß beim Arbeiten steigt. Zudem sinken die Fehler. Insgesamt wird das Arbeiten erleichtert.

Leistungen, Werkzeuge und Methoden

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Prozessaufnahme im Rahmen von Interviews und Beobachtungen

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Dokumentation der Ist-Prozesse in Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) und ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK); Tool: Visio
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Prozessanalyse und Prozessbewertung; Benchmark mit Best-Practice Lösungen

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Prozessgestaltung und Prozessoptimierung

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Dokumentation der Soll-Prozesse in Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) und der pp0-Visualisierungsmethode
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Vereinfachtes Lastenheft/ Anforderungsdokumentation für die IT & externe Anbieter

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Handlungsempfehlungen mit Maßnahmen und nächsten Schritten

Unsere Fallstudien

Ein paar typische Projekte haben wir in Fallstudien aufgelistet. Gemeinsam ist nur eins: am Ende muss es einfach und pragmatisch sein!

Stabil, modern, zukunftsfähig

Auswahl und Einführung eines ERP: von kleinen Insellösungen und abgegrenzten Tools zu einem ganzheitlichen System, das bereit für die weitere Digitalisierung ist.

Klare Aufgaben, bessere Zusammenarbeit

Fokussierung auf den Kunden: vom funktionsorientierten Silodenken zu Strukturen und Verantwortlichkeiten, die optimal auf den Kunden zugeschnitten sind.

Sichergestelltes Wissen statt Vermutungen

Analyse und Handlungsempfehlung: von falschen Vorstellungen zu Perspektiven und Möglichkeiten, die alle Faktoren und Konsequenzen für eine fundierte Entscheidung aufzeigen.

Hier erfahren Sie mehr!

Vertrauen ist unsere wertvollste Währung. Genauso wie der Schutz vertraulicher Informationen. Unseren Fallstudien sind deswegen anonym und kundenspezifische Daten & Informationen sind entfremdet bzw. generalisiert. Gerne können wir aber Kontakt herstellen. Oder Sie in einem persönlichen Gespräch detaillierter über den Anwendungsfall informieren.

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