Wer kennt es nicht. Das weltberühmte „Wer macht was“ wird oft herangezogen, wenn es um das Thema Prozesse & Aufgaben geht.
Eigentlich ein guter Einstieg, denkst du? In Wahrheit kann es genau zum Gegenteil führen.
Viele Manager, Führungskräfte und Mitarbeiter tun sich dabei schwer, Prozesse strukturiert und logisch zu gestalten und zu dokumentieren. Sie benötigen viel Zeit und Aufwand, um einigermaßen vernünftige Ergebnisse zu erzeugen.
Ein Grund dafür ist: sie werfen zu schnell zu viele Informationen durcheinander.
Aus dem „Wer macht was“ wird ruck zuck ein „Wer macht was wann, wie, wozu, womit, warum mit wem“. Die bekannten W’s.
Wir Menschen sind geprägt von unserer täglichen Arbeit. Wenn wir über einzelne Aufgaben sprechen, sind damit in unserem Kopf unweigerlich IT-Systeme, Menschen und weitere Details miteinander verknüpft. Genauso eben, wie es uns tagtäglich operativ begegnet.
Da ist es normal, dass wir uns in Detaildiskussionen verlieren und alles irgendwie so komplex erscheint.
Ein besserer Ansatz beginnt mit meiner Lieblingsdefinition davon, was ein Prozess ist (es gibt unzählige davon):
„Ein Prozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten in einer logischen Reihenfolge.“
In dieser Definition ist nichts zu finden von einem „wer“, „wie“, „womit“. Diese Definition konzentriert sich allein auf die Tätigkeit, also das „WAS“ und die Reihenfolge.
Wer bei der Prozessgestaltung, der Prozesserfassung und der Prozessdokumentation so denkt, hat es viel leichter, strukturiert vorzugehen und den wesentlichen Faktor nicht aus den Augen zu verlieren: die Aufgaben und Tätigkeiten.
Wir nennen dies „Die goldene Regel der Prozessarbeit“:
- Im ersten Schritt fokussieren wir uns vollständig auf das Was.
- Wir ignorieren das wer, wie usw. Das kommt erst, wenn wir uns über den Ablauf einig sind. Alle.
Hört sich einfach an? Ist es auch, sobald man die oben erwähnten Gewohnheitshürden übersprungen hat.
Das wiederum benötigt viel Geduld und Disziplin. Bekanntlich ist es nicht allzu einfach, gewohnte Denkmuster zu durchbrechen.
Es lohnt sich. Wer es schafft, der findet sich schnell in einer Welt wieder, die wesentlich einfacher ist. Versprochen!
Weitere Beiträge
Reparatur-Rhetorik im Unternehmen
Kommunikation ist der vielleicht wichtigste Erfolgsfaktor in Unternehmen. In vielen Unternehmen ist Kommunikation aber nur der verzweifelte Versuch, das zu retten, was in der täglichen Arbeit nicht geregelt ist oder nicht funktioniert (hat). Oder in anderen Worten: es...
Führungskräfte im Regen – Wenn die Geschäftsführung den Schirm vergisst
In meinen Workshops gibt es ein Bild, das sich immer wieder zeigt: Führungskräfte, die ihre Aufgaben nicht effektiv wahrnehmen können. Warum? Weil sie von der Geschäftsführung im Regen stehen gelassen werden – ohne klare Regeln, Vorgaben oder Strategien. Ein Beispiel...
Prozessdokumentation ist überflüssig
Hat er das grad wirklich gesagt? Der Kerl, der seit zwei Jahrzehnten für Transparenz und dokumentierte Prozesse & Wissen plädiert? Ja, hat er. Prozessdokumentation ist überflüssig, wenn es um die tägliche Arbeit geht. „Wir brauchen eine Prozessdokumentation, damit...
Noch mehr gefällig?
Prozessmaler - der Prozessmanagement Blog
Seit 2013 teilt Bernd Ruffing sein praktisches Wissen und Erfahrungen. Unter anderen in Blogs, Videos, und dem (damals) ersten deutschen Podcast über Prozessmanagement.
Der Prozessioptimierungs-Newsletter
Regelmäßg neue Erfahrungen, Erkenntnisse und Wissen zur Struktureffizienz. Bleiben Sie mit Bernd am Ball - auf bekannt illustrativ-humorvolle Art und Weise.
Bernd Ruffing (persönlich) bei LinkedIn
Tägliche Lach- und Sachgeschichten. Bernd Ruffing verknüpft in seinen Beiträgen gekonnt humorvolle Alltagssituationen mit praktischem Wissen.
Neueste Kommentare