5 Tipps gegen die Aufgaben-Odyssee in Unternehmen

In der täglichen Betriebschaotik ist es an der Tagesordnung:

Aufgaben, die andere (für jemanden) erledigen sollen…

… werden vergessen oder gehen unter.
… bleiben liegen oder werden niemals erledigt.
…werden falsch verstanden oder nicht erwartungsgerecht erledigt.

Ganz davon zu schweigen, dass im Aufgaben-Status-Labyrinth keiner mehr weiß, was denn wirklich begonnen und abgeschlossen ist.

Das ist schlecht für die Arbeitsergebnisse. Zudem stört es die Beziehung zwischen dem, der die Aufgaben delegiert und dem Aufgabenempfänger. Fehlendes Vertrauen, übermäßige Kontrolle und damit Frust & Stress bei dem Beteiligten ist nur eine der Folgen.

Ein paar Tipps, was man für ein besseres Aufgabenmanagement tun kann.

Tipp 1: klare Botschaften senden.

„Mach mal“ ist keine gute Art der Delegation.

Jede Aufgabe benötigt mindestens folgende 3 Informationen

1. Die Beschreibung der Aufgabe. Am besten kurz und prägnant ohne lange Prosatexte.
2. Das Ziel bzw. erwartete Ergebnis.
3. Der Fälligkeitstermin. Bis wann die Aufgabe erledigt sein sollte.

Tipp 2: Niemals nur mündlich

Ich agiere gerne unter dem Leitsatz „“was nicht dokumentiert ist, existiert nicht.“

Bei Aufgaben und der Delegation von Aufgaben ist es besonders wichtig, dass sie auch in dokumentierter Form festgehalten werden. Wer einem anderen nur schnell etwas zuruft, braucht sich nicht zu wundern, wenn die Aufgabe im Tagestrubel untergeht.

Eine Ausnahme sollte man nur machen, wenn die Aufgabe unmittelbar direkt erledigt wird. Zum Beispiel: „Kannst du schnell dieses Dokument kopieren?“

Tipp 3: Wählt einen klaren Kommunikationskanal

WhatsApp Chat hier, E-Mails da, Teams-Kanal dort. Bei zu vielen oder wahllos genutzten Kommunikationstools geht es schnell drunter und drüber.

Es ist wichtig, sich auf einen einheitlich genutzten Kommunikationskanal festzulegen, der für die kompletten Aufgaben und das Aufgabenmanagement durchgängig genutzt wird.

Noch besser ist es, wenn man dazu spezielle Tools nutzt. Oftmals sind solche Tools bereits in den Vorhandenen Software-Tools implementiert und können ohne große Probleme genutzt werden.

Tipp 4: Die Dosis macht es

Es gibt keine einheitliche Definition für den Begriff „Aufgabe“ und damit kein Maß, was zu viel und was zu wenig ist. Bekannt ist allerdings, dass Mikromanagement in der Regel einer der größten Produktivitätskiller ist.

Sollte man deswegen Aufgaben nur grob beschreiben? Das glaube ich nicht.

Jeder Mensch ist anders. Die einen benötigen detaillierte Schritt-für-Schritt-Aufgaben zum Abhaken. Die anderen den Freiraum für Selbstorganisation.

Zu guter Führung und Aufgabendelegation gehört es, für alle Beteiligen individuell das richtige Maß zu finden. Es hilft, die anderen nach ihren Bedürfnissen zu fragen

Tipp 5: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Viele wehren sich dagegen, aber Unternehmer, Manager und Führungskräfte haben halt auch die Pflicht, ihren Verantwortungsbereich zu kontrollieren.

Im Aufgabenmanagement geht es dabei nicht um die Qualität der Ergebnisse. Das sollte im Rahmen einer Erfolgskontrolle festgestellt werden.

Kontrolle im Bereich Aufgaben bedeutet schlicht und einfach: die Rückmeldung, dass eine Aufgabe fristgerecht erledigt worden ist.

Wer hier nicht kontrolliert, läuft Gefahr, dass am Ende nicht nur die eine Aufgabe, sondern der komplette Workflow / Prozesskette lahmgelegt ist.

Tipp 5+1: Die Sache mit den IT-Tools

Ja, Tools unterstützen. Persönlich kann ich zwei Dinge sagen:

1. Das perfekte IT-Aufgaben-Tool habe ich noch nicht gefunden. Es scheint nicht zu existieren.
2. Dafür kenne ich umso mehr Tools, vor allem wenn es Richtung Projektmanagement geht, die die Lage noch komplizierter machen statt sie zu verbessern.

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